Les segments vous permettent de recueillir des renseignements de profil personnalisés auprès de chaque membre de votre programme. Si vous devez définir ou mettre à jour ces réponses pour plusieurs membres à la fois, l'importation par CSV vous évite de modifier chaque profil individuellement. Vous téléchargez un fichier, vous remplissez les réponses, puis vous le téléversez à nouveau.
Pour un aperçu du fonctionnement des segments, consultez Segments : champs de profil personnalisés.
Quand utiliser l'importation CSV en lot
L'importation par CSV est utile lorsque vous voulez :
- Remplir à l'avance les réponses de segment d'un groupe de membres avant qu'ils ne se connectent
- Corriger ou mettre à jour les réponses de plusieurs membres à la fois
- Migrer les données de profil depuis un autre système
Étape 1 : Télécharger le gabarit
- Allez dans le tableau de bord de votre programme et ouvrez la section Membres.
- Cliquez sur Importer, puis sur Télécharger le gabarit.
Le fichier que vous recevez comporte une colonne pour chaque segment configuré dans votre programme, ainsi que les colonnes de membre standards (courriel, nom complet et rôle). Chaque membre existant apparaît sur une ligne, avec ses réponses de segment actuelles déjà remplies.
Partez toujours d'un gabarit téléchargé plutôt que de créer un fichier à partir de zéro. Les noms de colonnes doivent correspondre exactement, et le fichier téléchargé vous donne automatiquement les bons noms.
Étape 2 : Remplir les réponses
Ouvrez le fichier dans l'application de tableur de votre choix. Pour chaque ligne de membre, saisissez ou mettez à jour la valeur dans chaque colonne de segment.
Quelques points à garder à l'esprit :
- Les segments de type sélection (champs à sélection unique et à sélection multiple) n'acceptent que des valeurs correspondant à l'une des options définies pour ce segment. L'orthographe, les espaces et les majuscules doivent correspondre exactement.
- Les segments à sélection multiple acceptent plusieurs valeurs. Séparez chaque valeur par une virgule.
- Laissez une cellule vide si vous ne souhaitez pas modifier la réponse actuelle de ce membre. Les cellules vides sont traitées comme aucun changement, et non comme une suppression.
Si vous n'êtes pas certain des options valides pour un segment, vérifiez la configuration du segment sur votre page Segments, ou consultez les valeurs déjà présentes dans le gabarit téléchargé pour les membres existants.
Étape 3 : Téléverser le fichier
- Retournez dans Membres et cliquez sur Importer.
- Sélectionnez votre fichier rempli et cliquez sur Téléverser.
Mentorly vérifie chaque ligne avant d'enregistrer quoi que ce soit. Si toutes les lignes sont conformes, les réponses sont mises à jour immédiatement.
Comprendre les erreurs de validation
Si une valeur de votre fichier ne correspond pas à une option valide pour un segment de type sélection, Mentorly arrête l'importation et vous affiche un message d'erreur. Aucun changement n'est enregistré tant que le fichier entier n'est pas valide.
Le message d'erreur vous indique exactement ce qui ne va pas :
- Le numéro de la ligne où se trouve le problème
- La colonne (le nom du segment) où apparaît la valeur erronée
- La valeur que vous avez saisie
- La liste complète des options acceptées pour ce segment
Exemple :
Ligne 5, colonne « Rôle » : la valeur « Gestionnaire » n'est pas valide. Options valides : Éducateur, Leader clé, Gérant adjoint de magasin, Gérant de magasin, Gestionnaire régional, Directeur de secteur.
Corrigez la valeur dans votre tableur et téléversez le fichier à nouveau. Vous pouvez répéter cette opération autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le fichier soit conforme.
Conseils pour une importation sans accroc
- Téléchargez toujours un nouveau gabarit avant chaque importation. Si vous ou un collègue avez ajouté ou renommé des segments depuis votre dernier téléchargement, un ancien fichier peut comporter des colonnes qui ne correspondent plus.
- Copiez les valeurs des lignes existantes dans le gabarit lorsque vous n'êtes pas certain de l'orthographe exacte. Cela évite les fautes de frappe qui feraient échouer la validation.
- Coordonnez avec votre configuration de traduction. Si votre programme utilise des étiquettes de segment traduites, les noms de colonnes du CSV utilisent la langue par défaut. Assurez-vous de saisir les valeurs d'options dans la même langue. Pour en savoir plus sur les traductions, consultez Traduire vos segments.
- Les options de segment sont sensibles à la casse. « éducateur » et « Éducateur » sont traités comme des valeurs différentes. Utilisez exactement l'orthographe affichée dans la configuration de votre segment.